Wat moet je weten over de volmacht voor een algemene vergadering?

Op de algemene vergadering nemen mede-eigenaars beslissingen in het belang van de vereniging. Iedere eigenaar van een kavel is lid van de algemene vergadering en neemt op fysieke wijze of, indien de bijeenroeping daarin voorziet, vanop afstand deel aan de beraadslagingen. Een mede-eigenaar is echter niet verplicht om persoonlijk aanwezig te zijn op de algemene vergadering. Hij kan aan een andere mede-eigenaar of een derde een volmacht geven om in zijn naam en voor zijn rekening deel te nemen aan de beraadslaging en de stemming op de algemene vergadering. Welke basisprincipes moet je onthouden met betrekking tot de volmacht?

Een mede-eigenaar is niet verplicht persoonlijk aanwezig te zijn op de algemene vergadering. Hij kan aan een andere mede-eigenaar of een derde een volmacht geven om in zijn naam en voor zijn rekening deel te nemen aan de beraadslaging en de stemming op de algemene vergadering.

Wie kan een volmacht krijgen?

De volmacht kan verleend worden aan een andere mede-eigenaar of aan een derde, op voorwaarde dat die rechtsbekwaam is (dus geen minderjarige, verlengd minderjarige, onder voorlopig bewind geplaatste persoon, …)

Wanneer in de statuten of het reglement van interne orde zou staan dat alleen aan mede-eigenaars een volmacht kan worden gegeven, of dat bepaalde personen zouden worden uitgesloten, dan is dergelijke bepaling strijdig met de wet en moet die voor niet geschreven worden gehouden.

Het is ook verboden om een volmacht aan de syndicus te geven, los van het feit of hij zelf mede-eigenaar is of niet. De wet voorziet dat de syndicus slechts kan deelnemen aan de stemming indien hij zelf mede-eigenaar is en dan enkel in eigen naam, nooit als volmachthebber voor een andere mede-eigenaar (artikel 3.87, § 7, 6e lid BW).

Beperking in de tijd

De wet bepaalt dat de volmacht slechts mag gelden voor één enkele vergadering, tenzij gebruik gemaakt wordt van een algemene of specifieke notariële volmacht. In dit laatste geval kan de volmacht voor meer dan één vergadering gelden. Noteer dat in het geval van een rechtspersoon de statuten zullen bepalen welke lasthebbers gerechtigd zijn om deze te vertegenwoordigen. Aangezien de statuten van een rechtspersoon in principe notarieel zijn opgemaakt, moet dergelijke volmacht niet steeds hernieuwd worden.

De vraag stelt zich soms of een volmacht ook voor de tweede vergadering, die georganiseerd wordt nadat op de eerste vergadering niet voldaan was aan het aanwezigheidsquorum, kan gebruikt worden.

Met de wet van 18 juni 2018 heeft de wetgever duidelijkheid geboden op dit punt. Een volmacht verleend voor een algemene vergadering geldt ook voor de algemene vergadering, die georganiseerd wordt omdat voor de eerste algemene vergadering het aanwezigheidsquorum niet werd bereikt, tenzij de lastgever kiest om de strekking van de volmacht te beperken. Hierbij wordt het keuzerecht van de lastgever gevrijwaard. Praktisch gezien zou het eenvoudiger zijn mochten met de uitnodiging voor de tweede vergadering nieuwe volmachtformulieren worden meegestuurd. Dit is eenvoudiger dan te moeten bijhouden welke volmachten tijdens de eerste vergadering werden verleend en of deze al dan niet blijven gelden voor de tweede vergadering.

Volmachten moeten op naam zijn

In het verleden werden vele volmachten zogenaamd ‘blanco’ verstrekt, dit wil zeggen zonder opgave van de naam van de lasthebber en om die reden met de vrijheid voor de gevolmachtigde om naar eigen goedvinden stemmen uit te brengen. Dit leidde tot onnodige discussie nog voor de vergadering goed en wel begonnen was en kwam de werking de VME niet ten goede.

Met de wetswijziging in 2010 moet op de volmacht de naam vermeld staan van de lasthebber zodat  deze niet aan iemand anders kan worden overgedragen (artikel 3.87, § 7, 2e lid BW). Zogenaamde ‘blanco’ volmachten zijn verboden. Nochtans dreigt deze nobele bedoeling van de wetgever zijn doel voorbij te schieten. Doordat de wet immers niet voorschrijft dat de naam van de lasthebber eigenhandig door de lastgever moet worden vermeld, is het in de praktijk steeds mogelijk dat de lastgever toch een blanco volmacht zou afleveren, waarop dan naderhand de naam van de lasthebber wordt ingevuld door hemzelf of bijvoorbeeld de syndicus. In die zin schiet artikel 3.87, § 7, 2e lid BW dus zijn doel voorbij.

De vraag stelt zich of een syndicus een volmacht kan weigeren wanneer de lasthebber hierop zelf zijn naam heeft ingevuld. Het antwoord op de vraag is nee. Aangezien de wet niet voorschrijft dat de naam van de lasthebber eigenhandig door de lastgever moet zijn geschreven, belet in principe niks dat de lasthebber zelf zijn naam invult.

Beperking van het aantal

Niemand mag meer dan drie volmachten aanvaarden. Een lasthebber mag evenwel meer dan drie volmachten krijgen als het totaal van de stemmen waarover hij zelf beschikt en die van zijn volmachtgevers niet meer bedraagt dan 10% van het totaal aantal stemmen dat toekomt aan alle kavels van de mede-eigendom.

Bron: CIB Syndic 52, 2 december 2022

 

Bron: https://www.syndicusservice.be/wat-moet-je-weten-over-de-volmacht-voor-een-algemene-vergadering/